Bel ons!    06 - 401 958 32

2016-03-14

Verboden: gebruik dit woord niet in je EMVI-plan

verboden woord

Je hebt van die woorden die alle kracht uit een tekst halen. Die voorkomen dat een tekst een heldere tekst wordt. En die je zo’n ongemakkelijk onderbuikgevoel geven, alsof iemand je wat probeert wijst te maken.

 

Er is één woord in het bijzonder dat dit effect heeft.

 

Goed nieuws dus: door dat ene simpele woord te vermijden kun je een tekst al snel veel duidelijker maken. De proef op de som: wat vind jij beter klinken?

 

  1. Na gunning worden de definitieve afspraken vastgelegd.

of

  1. Na gunning legt de projectleider de definitieve afspraken vast.

 

Als het goed is, heb je voor de tweede zin gekozen. Hoe dat komt? Doordat dit een actief geformuleerde zin is. De eerste zin staat in de lijdende vorm, te herkennen aan het werkwoord ‘worden’. De actieve of bedrijvende vorm verdient in veel gevallen de voorkeur, omdat het dynamischer is, meer beweging in de zin brengt en bondiger is. En niet onbelangrijk bij aanbestedingen: in een actieve zin is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor de handeling, waardoor zo’n zin SMARTer is (want specifieker) dan een lijdende zin.

 

Toch valt het mij op dat het in veel aanbestedingsplannen wemelt van de lijdende vorm. Zoiets als deze, die ik tegenkwam in de inleiding van een implementatieplan:

  1. Gedurende de eerste twee weken na gunning wordt dit document in nauwe samenwerking tussen onze accountmanager en door het ziekenhuis aangewezen contactpersonen daar waar nodig aangevuld.

 

Deze zin is onnodig lang, en met nog drie van zulke zinnen erachteraan wordt je tekst knap saai. En saai is niet wat je wilt, want dan haakt de lezer af. De beoordelaar dus. En dat is nou juist degene die je graag wilt aanspreken.

 

Door actief te schrijven en overbodige woorden weg te laten maak je deze zin zomaar twaalf woorden korter. En daar wordt ie niet alleen bondiger van, maar ook beter leesbaar:

  1. Binnen twee weken na gunning vullen onze accountmanager en uw contactpersonen dit document aan.

 

Waarom die lijdende vorm dan zo vaak voorkomt?

  • Omdat ambtenaren het ook doen. En daar schrijf je toch voor.

Mis! Zelfs ambtenaren lezen liever duidelijke taal. Gewoon omdat ook zij dan beter begrijpen waar het over gaat. Net als jij en ik.

  • En omdat het snel is, gemakkelijk: je hoeft niet te bedenken wie de taak gaat uitvoeren of wie er verantwoordelijk is.

Dat snap ik best, een inschrijving voorbereiden kost zeeën van tijd. Het is dus heel pragmatisch om zinnen lijdend te formuleren.

 

Maar: is het wel echt zo pragmatisch? Want als de beoordelaar afhaakt door jouw saaie tekst, gaat hij je nooit die felbegeerde 10 geven.

 

En de beoordelaar bij de les houden met een actieve schrijfstijl is niet eens zo moeilijk. De werkwijze in een plan is vaak gesneden koek, het gaat over een type project dat je bedrijf al vaker heeft doorlopen. En dus weet je heel goed hoe het straks in de praktijk gaat. Dat de projectleider bijvoorbeeld veel taken uitvoert, en dat andere taken bij de backoffice liggen. En kom je er een keer niet uit, of ligt de verantwoordelijkheid bij meerdere rollen? Maak er dan gewoon zoiets van: ‘We leggen de definitieve afspraken na gunning vast.’ Misschien een fractie minder duidelijk, maar zo nu en dan is dat zeker niet slecht.

 

Jolien Langejan,

Adviseur bij Meertens Tendermanagement

Jolien volgde de cursus EMVI-plannen schrijven in 2016

Meer blogs over EMVI